La comunicación es una actividad consustancial a la vida de la organización. Pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que sustenta las distintas actividades de la organización; la comunicación es un recurso, un activo que hay que gestionar.
Existen dos tipos distintos de comunicación:
Comunicación interna: garantiza que el personal propio y contratado por la empresa, conozcan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, los riesgos a los que se encuentran expuestos, así como los objetivos del Sistema de Gestión y puedan además contribuir al cumplimiento de la Política del Sistema Gestión y a la mejora continua. También sirve como medio de recepción de sugerencias e información para la revisión de los procedimientos y programas.
Comunicación externa: toda aquella información que se facilita a personas que no pertenecen a la estructura de la empresa sobre temas de Seguridad y Salud en el Trabajo, como: Incidentes y accidentes, cursos de capacitación en Seguridad y Salud ocupacional, auditorias de riesgos del trabajo, evaluación de riesgos, solicitudes de información sobre Seguridad y Salud en el Trabajo y/o sobre el Sistema de Gestión, comunicaciones en tiempos de emergencias.
La empresa se debe dota de un área o proceso específico. Ahora bien, no debemos olvidar que la comunicación no es sólo función de un área o proceso, sino que debe asumirse por cada jefe y su equipo.
Importancia de los mecanismos de comunicación del SST
El encargado de Seguridad y Salud en el Trabajo, difundirá entre el personal la información, resoluciones y novedades relacionadas con el Sistema de Gestión mediante los siguientes medios:
· Circulares informativas, boletines
· Intranet
· Capacitaciones, charlas, talleres
· Reunión Comités
· Correos electrónicos
· Inducción y re-inducción
· Carteleras
El Análisis de Seguridad de Trabajo será utilizado para documentar formalmente los procesos básicos, potenciales peligros e incidentes, y prácticas seguras de trabajo esenciales para la eliminación o control de peligros para llevar a cabo una actividad o una tarea.
El Análisis de Seguridad de Trabajo será utilizado como herramienta de evaluación que identifique los peligros asociados a desarrollar la tarea. También enumerará los Elementos de Protección Personal utilizados para prevenir lesiones corporales, accidentes y/o enfermedad laboral. Este documento se diligenciará toda vez que se realicen trabajos identificados como de alto riesgo (alturas, eléctrico, soldadura, espacios confinados).
¿Quién realiza los mecanismos de comunicación del SST?
La empresa establece las formas o medios de comunicación satisfactoria con todas las áreas y centros de trabajo de la empresa, la cual hace posible divulgar la gestión interna (Políticas, Lineamientos, estrategias, procedimientos, formatos, sanciones, circulares, llamados de atención y comunicados) a todos los empleados y recibir llamados de mejora continua para la empresa.
Los medios de comunicación más utilizadas son:
• Correo Electrónico (Email) Pagina Web
• Red telefónica
• Fax
• Memorandos
• Carteleras informativas
• Llamados de atención verbal y escrita
• Página de internet
• Folletos y cartas
• Buzón PQRS (preguntas, quejas, reclamos y sugerencias)
• Encuestas
• Comunicación Directa
• Informe escrito
• Reuniones
• Circulares
• Certificaciones
¿Cómo hacer los mecanismos de comunicación del SST?
Los canales de comunicación interna constituyen la base vital para establecer relaciones entre todas las áreas, departamentos y centros de trabajo de empresa, a nivel nacional; es de suma importancia convertir este método comunicativo en la fuerza ineludible para el desarrollo laboral sostenible de la estructura empresarial. Es conveniente instaurar y controlar cada uno de los medios empleados para que la comunicación interna fluya de una manera veraz y eficaz constituyéndose en la forma verídica de captar información necesaria para el crecimiento de la Empresa.
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