El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.1., punto 24, la define como: la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.
Importancia de la matriz legal del SST
Es un instrumento de importancia para que la empresa compile las obligaciones legales en materia de seguridad y salud en el trabajo, que le competen. Antes, y debido a la dispersión de las normas en esta materia, era difícil mantener un verdadero control sobre el cumplimiento de la normatividad, esto es un gran avance legislativo porque esta herramienta permite hacer mejor seguimiento y control al cumplimiento de la normatividad vigente.
¿Quién realiza la matriz legal del SST?
La matriz del SG-SST debe ser diseñada e implementada por el empleador con el acompañamiento del recurso humano idóneo.
Según el Artículo 5, Resolución 1111 de 2017:
Las empresas de diez (10) o menos trabajadores clasificadas en riesgo I, II y III, el SGSST en la microempresa podrá ser diseñado, administrado y ejecutado, por técnicos o tecnólogos en SST, que acrediten mínimo dos (2) años de experiencia en el desarrollo de actividades de SST y que acrediten la aprobación del curso virtual de capacitación de cincuenta (50) horas.
Las empresa de cincuenta (50) o menos trabajadores, el SGSST lo podrán diseñar personal que este certificado con el curso virtual de cincuenta (50) horas y estén cursando último semestre en programas de formación en Seguridad y Salud en el Trabajo de nivel profesional, especialización o maestría y tengan vínculo laboral con la empresa, lo anterior bajo la supervisión de un docente con licencia en Salud Ocupacional o Seguridad y Salud en el Trabajo, sin costos para los empleadores, este beneficio solo se da una vez por persona.
En cualquiera de los casos un profesional en Seguridad y Salud en el Trabajo, profesional con especialización o maestría en Seguridad y Salud en el Trabajo, que cuenten con licencia Salud Ocupacional o en Seguridad y Salud en el Trabajo vigente y el curso de capacitación virtual de cincuenta (50) horas, están facultados para asesorar, capacitar, ejecutar o diseñar el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, en cualquier empresa o entidad, sin importar la clase de riesgo, número de trabajadores o actividad económica de la empresa.
¿Cómo hacer la matriz legal del SST?
No existe una guía técnica o formato establecido para elaborar la matriz legal de una empresa, por lo cual cada responsable del SG-SST puede realizar las adaptaciones o modificaciones que considere convenientes.
En la matriz legal se debe hacer identificación de la empresa y del documento. Esto puede variar dependiendo del sistema de gestión documental que tenga la empresa.
Si la empresa cuenta con un formato establecido para los documentos, puede usarlo en la matriz para mantener la imagen de la empresa.
1 se debe identificar la empresa para eso podemos incluir:
• Logo de la empresa
• Nombre de la empresa
• NIT o identificación
• Información del documento: Matriz legal o Matriz de requisitos legales.
De acuerdo al Decreto 1072 de 2015 en el parágrafo del artículo 2.2.4.6.8:
“Parágrafo. Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa”.
La matriz debe ser actualizada habitualmente de acuerdo al cambio normativo, también se debe incluir como parte de la información del documento la fecha de actualización y el nombre de la persona que hizo la última actualización.
Como información adicional del documento puede incluir:
• Título del documento
• Fecha de la última actualización
• Responsable de la última actualización
La matriz legal del SGSST de una empresa debe contener al menos en cada fila una norma, decreto, ley, resolución por separado para facilitar su consulta y al menos en cada columna las características.
Estas son algunas columnas que se recomienda incluir:
NORMA: en este espacio se debe relacionar las normas aplicables (decreto, resolución, ley, acuerdo, etc,) a la empresa, el número de la norma y el año de expedición.
NOMBRE DE LA ENTIDAD: en este espacio debemos relacionar el nombre de la entidad que emitió la norma (ministerio de trabajo, presidencia de la república, etc.)
ARTÍCULOS APLICABLES: en este espacio relacionamos solo los artículos, literales, numerables, parágrafos, notas, etc, que son aplicables a la empresa.
DESCRIPCIÓN DEL REQUISITO: en este espacio relacionamos de que se trata la norma y relacionamos lo solicitado en cada artículo, literal, numeral, parágrafo, nota, etc, que debemos cumplir.
EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO: en este apartado debemos enunciar la manera en que damos cumplimiento al requisito normativo, porque esto es lo que será exigible por el funcionario del Ministerio de Trabajo, por el inspector de la ARL, por la alta dirección o por un auditor, esta evidencia debe ser muy detallada generando una descripción del cumplimiento ya sea total o parcial y ubicación ya sea física o magnética.
Es importante llevar todo el detalle de las revisiones realizadas al documento incluyendo:
· Número de versión del documento
· Fecha del cambio
· Responsable de realizar el cambio
· Descripción de los cambios realizados
Si necesitas asesoría o tienes preguntas frente este artículo por favor comunícate con nosotros a las líneas 3144224510 - 3015670684
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