El Decreto 1072 de 2015 define específicamente que la preparación del plan de trabajo anual es una de las obligaciones de los empleadores y que constituye uno de los documentos indispensables dentro del sistema.
En el Artículo 2.2.4.6.8, punto 7, literalmente, la norma indica que el empleador debe:
“diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual debe identificar claramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en concordancia con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.”
Importancia del Plan de Trabajo Anual del SGSST
De acuerdo a los resultados arrojados por la evaluación inicial, se debe establecer el plan de trabajo, luego de haber definido las prioridades en seguridad y salud en el trabajo. Con el fin de alcanzar todos objetivos propuestos en el SGSST, identificando las metas, responsabilidades, recursos y cronograma de cada actividad. Este documento debe estar firmado por el empleador y el responsable del SGSST de la organización.
El plan de trabajo anual es uno de los elementos más principales en la revisión por la alta dirección, establecida en el Artículo 2.2.4.6.31. Concretamente, la norma indica que la alta dirección “debe determinar en qué medida se cumple con la política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo y se controlan los riesgos”.
¿Cómo realizar el Plan de Trabajo Anual del SGSST?
Para elaborar el plan de trabajo anual se debe partir de los riesgos y peligros prioritarios en la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos en SG-SST. Básicamente se deben plantear metas alcanzables en el periodo de un año para minimizar y monitorear esos factores que pueden afectar la seguridad y salud de los trabajadores, o la buena marcha de la organización.
En la elaboración del plan de trabajo anual se deben tener en cuenta los siguientes elementos:
El plan anual debe tener como mínimo una actividad de cada uno de los programas definidos en el SG-SST.
Verificar que para cada actividad existe un procedimiento, un formato, un manual, una guía o cualquier otro documento que determine cómo se generará la evidencia de la ejecución y cómo se almacenará.
El cronograma debe contener las tareas de preparación que deba ejecutar antes de una actividad, esto le permitirá que cuando llegue el momento no tenga que improvisar.
Las fechas asignadas a las actividades deben tener en cuenta un período viable y que no interrumpan la actividad de la organización.
El plan de trabajo anual se elabora de forma independiente para cada organización, no existen dos planes de trabajo iguales, copiar y pegar el plan de otra organización nunca generará buenos resultados.
Características del plan anual de trabajo.
Es de corto plazo. Generalmente de un año de duración.
Su horizonte es temporal. Debe corresponder al ciclo presupuestal.
Responde explícitamente a varios aspectos:
¿Qué debe hacerse?….….Tareas, acciones.
¿Cuándo se debe hacer?........Tiempo.
¿Cómo se debe hacer?............Estrategia.
¿Quién lo debe hacer?.............Responsables.
¿Con que recursos?..........Humanos, técnicos, materiales.
¿Qué resultados se esperan?.....Metas.
¿Cómo medir los resultados?......Indicadores.
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