Para el SGSST es el conjunto de medidas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos del sistema de gestión.
El papel de la Conservación como disciplina que agrupa, desde el punto de vista del SGSST, a la Preservación y a la Restauración, ha ido aumentando debido a la obligatoriedad y académica de la importancia de dotar a las nuevas generaciones de conocimientos teóricos y prácticos sobre la conservación de los documentos en la seguridad y salud en el trabajo.
Importancia de la conservación de la documentación del SGSST
Según el Decreto 1072 de 2015 el conservar los documentos es necesario como medida preventiva adoptada para asegurar la integridad física y funcional de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo por tal motivo. Debemos comenzar por definir que es un documento y que es un registro:
Documento: es aquel que se puede modificar.
Registro: aquel que permanece inmodificable.
¿Qué debo tener en cuenta para la conservación de la documentación del SGSST?
La documentación correspondiente al SG-SST puede ser en físico (papel), disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y debe estar en custodia del Responsable del SG-SST.
Las empresas deben conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST teniendo en cuenta lo siguiente:
La conservación de los documentos debe ser de manera controlada.
Se debe garantizar que los documentos sean legibles, fácilmente identificables y accesibles protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo.
La conservación puede hacerse de forma electrónica siempre y cuando se garantice la preservación de la información.
Los siguientes documentos y registros del SG – SST deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:
Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud y los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
Cuando la empresa cuente con médico especialista los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de retiro, así como los resultados de los exámenes complementarios.
Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo.
Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento.
Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal. Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la Empresa.
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